Page 32 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

En el archivo de trámite (AT), se establecen los años en los que deben resguardarse los 28
expedientes de las series y subseries documentales en el archivo de trámite, excepto los
expedientes de la serie 1S.20 Ingreso a la Universidad Nacional Autónoma de México y la subserie
1S.19.1 Evaluaciones y exámenes, cuyo plazo corresponde a meses. Estos tiempos empiezan a
computarse desde los siguientes supuestos:
• Concluyó la tramitación del asunto
• Las disposiciones, normas, programas o planes pierden vigencia.
• Respecto a la documentación contable inicia a partir del término del ejercicio en que se genera
el registro
• La documentación comprobatoria original de los activos fijos que amparen bienes como son
inmuebles o muebles, vehículos, maquinaria y valores, entre otros, deberán conservarse hasta
la baja de los bienes, no obstante que se haya cumplido el plazo de conservación.
En el archivo de concentración (AC), se establecen los años en los que deben resguardarse los
expedientes de la serie documental en el archivo de concentración, excepto los expedientes de la
serie 1S.20 Ingreso a la Universidad Nacional Autónoma de México y la subserie 1S.19.1
Evaluaciones y exámenes, cuyo plazo es inferior a un año. Los tiempos empiezan a computarse
a partir de que tiene verificativo la transferencia primaria.

7. Disposición documental: Se establece por serie o subserie documental el destino final de los
expedientes que la integran, el cual puede consistir en baja (B) o conservación permanente en el
(AH). Cabe precisar que, a fin de cumplir con las disposiciones normativas y políticas en materias
de archivos, únicamente es posible tener una baja documental o una conservación permanente.
La muestra de la documentación que deberá resguardarse en los acervos institucionales estará
determinada por el Grupo Interdisciplinario de Archivos Universitarios. Por tal razón, no se
incluyó la columna Muestreo (M) que se utilizaba en los Instrumentos de Control y Consulta
Archivística vigentes del 2015 al 2019.

5.5 Inventario General

5.5.1 Concepto de Inventario General

Es el instrumento, de uso general en la Universidad Nacional Autónoma de México, que describe
la relación ordenada y detallada de expedientes resguardados en los archivos de trámite (áreas
productoras), concentración e histórico del área universitaria, las fechas extremas, los plazos de
conservación y la ubicación para facilitar su localización.

5.5.2 Objetivo del Inventario General

Ser el formato de aplicación general en la Universidad Nacional Autónoma de México, en donde
se registren todos los expedientes institucionales, anotándose toda la información que permita
tener un control documental, que facilite la localización y acceso a la información, permita que
los expedientes universitarios cumplan con el ciclo vital del documento, facilite el ejercicio del
derecho de acceso a la información y protección de datos personales, contribuya a una
administración eficaz y eficiente, y ayude a la toma de decisiones. Por consiguiente, las áreas
universitarias deben completar este instrumento con la información solicitada, siendo
responsables de la información escrita en él.