Page 27 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Unidad 5 Instrumentos de Control y Consulta Archivística de la Universidad Nacional 23
Autónoma de México 2021

En esta unidad, veremos el concepto de cada uno de los Instrumentos de Control y Consulta
Archivística, el formato y la forma de llenarlos, así como la utilidad de cada uno.

5.1 Concepto de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Son las disposiciones archivísticas de uso general y obligatorio en todas las áreas universitarias
y por los miembros de éstas que, como parte de sus funciones, facultades y competencias están
involucrados en la gestión documental y la administración de los archivos universitarios.

Es necesario subrayar que los Instrumentos son la base para homogenizar la organización,
administración y conservación del patrimonio documental de esta Casa de Estudios, además de
ser los pilares para la operación del Sistema Institucional de Archivos de la Universidad Nacional
Autónoma de México, por consiguiente, las áreas universitarias y sus áreas productoras los
deben utilizar permanentemente en la gestión documental y la organización de los archivos.

Los Instrumentos de Control Archivístico son:

• Cuadro General de Clasificación Archivística
• Catálogo de Disposición Documental

Los Instrumentos de Consulta Archivística son:

• Guía de Descripción del Fondo Documental UNAM (Anteriormente denominada Guía de
Archivo Documental)
• Guía de Archivo Documental (Anteriormente denominada Guía Simple de Archivos)
Inventarios documentales:
• Inventario General
• Inventario de Transferencia Primaria
• Inventario de Transferencia Secundaria
• Inventario de Baja Documental

La versión de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística 2021 establece como universo
de trabajo 274 áreas universitarias, de las cuales 50 son cuerpos colegiados competentes para
ejercer funciones genéricas. Determina los siguientes grupos documentales: 15 secciones (4
sustantivas y 11 comunes), 209 series y 57 subseries. En cada actualización de los
Instrumentos, conservan su interrelación y dependencia, por lo que no puede entenderse uno
sin los demás.

5.2 Cuadro General de Clasificación Archivística

5.2.1 Concepto del Cuadro General de Clasificación Archivística

Es el instrumento que muestra la estructura de los archivos de la Universidad Nacional
Autónoma de México, con base en las facultades, funciones y competencias de esta Casa de
Estudios, estructurándose por los niveles siguientes: fondo, sección, serie y subserie.

5.2.2 Objetivo del Cuadro General de Clasificación Archivística

Establecer la estructura del Fondo documental UNAM, de igual modo sirve para identificar,
clasificar, ordenar y agrupar los expedientes que generan o reciben las áreas universitarias en
cumplimiento de sus facultades, funciones o competencias. La finalidad de este instrumento
archivístico es homogeneizar los conceptos y prácticas en la clasificación y organización de los