Page 35 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

resguarda en un equipo de cómputo, será necesario registrar el nombre de la oficina donde se 31
ubica el hardware, tipo de hardware (CPU, Laptop, Disco duro, etc), número de inventario del
Sistema Integral de Control Patrimonial o interno y la ruta de acceso.
18. Observaciones: Son los datos necesarios para precisar un expediente y que no están
incluidos en los demás campos del formato, tales como el tipo de soporte en el que se encuentra,
número de legajos que lo componen, si el material documental presenta algún daño físico, si
existe reprografía digital y donde se encuentra la misma, si guarda relación con otro expediente
universitario para lo cual debe colocarse el código de clasificación de este, entre otros. Se deben
anotar sin utilizar abreviaturas.
19. Número de páginas: Es el número total de páginas que integran el Inventario General.
20. Cantidad de expedientes: Es el total de expedientes que se registraron en el Inventario
General.
21. Periodo de años: Son los años correspondientes a la apertura de los expedientes que se
registran en el Inventario General.
22. Contenido en cajas: Es el número total de cajas en que se encuentran los expedientes
que integran el Inventario General. En caso de que no se encuentren en cajas debe anotarse una
“X” mayúscula.
23. Peso: Es la cantidad aproximada en kilogramos de la documentación que se describe en
el Inventario General.
24. Responsable del Archivo de Trámite, Concentración o Histórico: Es el funcionario
universitario adscrito al área universitaria responsable del archivo que se esté inventariando,
por lo que resulta ser el encargado de realizar la integración del Inventario General. Debe
anotarse el nombre completo sin utilizar abreviaturas, el cargo que ostenta y firma.
25. Responsable de Archivos: Refiere al miembro designado por el titular del área
universitaria y es el encargado de revisar el presente inventario, por lo que debe anotarse el
nombre completo sin utilizar abreviaturas, cargo y firma.
26. Titular del Área Universitaria: Refiere al directivo del área universitaria donde se
resguardan los expedientes, otorga el visto bueno al Inventario General para su posterior entrega
al Área Coordinadora de Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de México. Por lo que,
en todos los inventarios correspondientes al área universitaria, debe anotarse el nombre
completo y plasmar su firma.
27. Página ___de___: Se debe anotar al número progresivo de página y el total de estas que
integran al Inventario General.
En caso de que el Inventario General tenga una extensión superior a quince hojas, el área
universitaria, al hacer la entrega de los instrumentos al Área Coordinadora de Archivos de la
Universidad Nacional Autónoma de México, únicamente proporcionará la primera y última
página de este de forma física, en la que deberán plasmarse las firmas autógrafas del
Responsable de Archivos del Área Universitaria, responsable de archivo de trámite,
concentración o histórico considerando del archivo que se trate y la firma del Titular del Área
Universitaria, electrónicamente deberá remitirse el Inventario General completo a la dirección
electrónica que indique la misma Instancia, manifestando que, ambos soportes registran a la
misma información.

Para el caso de que el Inventario General sea el que obre como anexo a las actas entrega
recepción, deberá firmarse al margen y calce por parte del Responsable de Archivos del Área
Universitaria, responsable de archivo de trámite, concentración e histórico considerando el
archivo que se trate y la firma del Titular del Área Universitaria.

5.6 Inventario de transferencia primaria

5.6.1 Concepto de Inventario de Transferencia Primaria

Instrumento que describe la relación ordenada y detallada de los expedientes del archivo de
trámite que, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental vigente, deben
trasladarse al archivo de concentración del área universitaria correspondiente.