Page 30 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

5.3 Guía de Descripción del Fondo Documental UNAM 26

5.3.1 Concepto de la Guía de Descripción del Fondo Documental UNAM

Es el instrumento que puntualiza de manera general las actividades, procesos o procedimientos
documentados en los expedientes que integran las series o subseries documentales establecidas
en el Cuadro General de Clasificación Archivística vigente.

5.3.2 Objetivo de la Guía de Descripción del Fondo Documental UNAM

En la Guía de Archivo Documental se explican los documentos de archivo que integran los
expedientes de las series o subseries establecidas en el Cuadro General de Clasificación
Archivística, lo cual permite que cualquier persona conozca las actividades, procesos o
procedimientos documentados en los expedientes universitarios.

5.3.3 Estructura de la Guía de Descripción del Fondo Documental UNAM

La Guía de Descripción del Fondo Documental UNAM se estructura considerando la división
documental establecida en el Cuadro General de Clasificación Archivística. A continuación, se
detallan las columnas que integran la Guía de Archivo Documental:

1. Columna correspondiente al código de sección.
2. Columna correspondiente al código de serie.
3. Columna correspondiente al código de subserie.
4. Columna correspondiente al nombre del nivel documental: sección (fila sombreada en color
azul), serie y subserie.
5. Columna correspondiente a la descripción de la tarea, actividad, procedimiento o proceso
documentado en los expedientes que integran la serie o subserie documental. En algunos casos,
se enuncia la tipología documental, sin que este listado sea limitativo.

5.4 Catálogo de Disposición Documental

5.4.1 Concepto de Catálogo de Disposición Documental

Es el instrumento que establece para cada serie y subserie del Cuadro General de Clasificación
Archivística los valores documentales, los plazos de conservación en los archivos de trámite y
concentración, así como su disposición documental.

5.4.2 Objetivo del Catálogo de Disposición Documental

Es la disposición normativa que controla y contribuye a la conservación de los documentos de
archivo y expedientes en las áreas universitarias, toda vez que establece los valores
documentales, plazos de conservación y disposición documental de las series y subseries