Page 34 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

de las áreas universitaria a cumplir con las obligaciones relacionadas con los archivos 30
institucionales que obren en su poder, de fecha 7 de abril de 2017, las áreas universitarias deben
entregar, anualmente, la información de los expedientes integrados durante el año lectivo
anterior en los inventarios documentales y las guías simples de archivos. Siendo como fecha
límite de entrega al Área Coordinadora de Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de
México, el último día hábil del mes de abril de cada año.
9. Número de registro: Es el número progresivo que le corresponde a cada uno de los
expedientes conforme se van listando en el formato del Inventario General. Se debe iniciar con
el número 1 en la primera fila, el número 2 en la segunda fila y así sucesivamente hasta concluir
con el registro de todos los expedientes. El registro de los expedientes se efectúa
cronológicamente, considerando la fecha extrema de apertura.
10. Código de clasificación: Se anota la estructura y la simbología descritas en la Unidad 4
Organización del acervo documental.
11. Nombre del expediente: Es el nombre o título del expediente con el que se le conoce e
identifica en el área universitaria. Se debe colocar el nombre completo sin utilizar abreviaturas.
12. Documentación: Son los documentos que integran el expediente que documenta un
asunto, actividad o trámite del que trata. Se deben anotar los datos característicos que permitan

distinguir al expediente de los demás que conforman la serie. Por ejemplo, mínimamente se debe
anotar: Convocatoria, orden del día, lista de asistencia, insumos, acta de sesión, para señalar
los documentos que integran un expediente de la serie documental 4S.2 Sesiones de Cuerpo
Colegiados.
Fechas extremas:

13. Apertura: Es el inicio del asunto. Debe colocarse la fecha del documento de archivo con
el que inició el asunto, es decir, el documento inicial del expediente. Es importante señalar que,
las fechas que deben considerarse, son las fechas de recepción o notificación del documento y
jamás las fechas en que se firman los mismos, lo que importa es registrar cuando la
documentación surte efectos ante terceros. La fecha que debe considerarse es la del sello de
recepción o notificación del área universitaria, es decir, la fecha en la que se recibió el documento
y, por ende, empieza a tener efectos ante terceros. Debe utilizarse el siguiente formato: dos dígitos
para día, dos dígitos para mes y cuatro dígitos para año (dd/mm/aaaa) empleando números
arábigos.
14. Cierre: Es la conclusión del asunto. Debe colocarse la fecha del documento de archivo

con el que concluyó el asunto, en consecuencia, debe ser el último que se integró al expediente.
Es importante señalar que, las fechas que deben considerarse, son las fechas de recepción o
notificación del documento y jamás las fechas en que se firman los mismos, lo que importa es
registrar cuando la documentación surte efectos ante terceros. Debe utilizarse el siguiente
formato: dos dígitos para día, dos dígitos para mes y cuatro dígitos para año (dd/mm/aaaa)
empleando números arábigos. Se debe considerar lo siguiente:
a. Si el asunto aún no concluye, debe omitirse colocar datos en este campo. Por ende, el
expediente deberá mantenerse en el archivo de trámite hasta su cierre.
b. Si el documento con el que se pretende concluir el asunto, tiene diversos destinatarios o copias
de conocimiento, no se tendrá por concluido el asunto hasta que se diligencien todos los
destinatarios o se entreguen las copias de conocimiento señaladas. Por ende, la fecha de cierre,
será la de la última notificación.
Plazos de conservación:
15. AT: Corresponde al tiempo que debe resguardarse el expediente en el archivo de trámite,
debe transcribirse la información establecida en el Catálogo de Disposición Documental.

16. AC: Corresponde al tiempo que debe resguardarse el expediente en el archivo de
concentración conforme a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental, para este
dato, debe transcribirse los años señalados.
17. Ubicación física: Es el lugar preciso donde se encuentra cada uno de los expedientes.
Se debe anotar comenzando de lo general a lo particular: nombre de la oficina, seguido del tipo
de mueble (archivero, anaquel o librero, etc.), anotar el número de inventario del Sistema Integral
de Control Patrimonial o interno, en seguida se anota el número de gaveta o entrepaño, etc., en
su caso caja y/o carpeta.
Si se trata de un documento de archivo electrónico, debe anotarse la ruta de acceso o bien, si
obra en un sistema, el nombre del sistema y el número de registro o folio. Si el documento se