Page 37 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

números arábigos. Por ejemplo: Si el archivo de trámite correspondiente al Departamento de 33
Normatividad y Capacitación, con ese traslado sistemático al archivo de concentración, es la

sexta transferencia primaria que lleva a cabo, debe anotar el número 6.
8. Fecha de transferencia: Es el día en que se realiza la transferencia y corresponde a la fecha
de la firma del Inventario. Debe utilizarse el siguiente formato: dos dígitos para día, dos dígitos
para mes y cuatro dígitos para año (dd/mm/aaaa) empleando números arábigos.
9. Número de caja: Es el número progresivo de la caja que contiene los expedientes que se
transfieren.
10. Número del expediente: Refiere a la anotación del número progresivo que corresponde
a cada expediente en cada caja, es importante resaltar que cada caja es una unidad
independiente, por lo que la numeración de los expedientes que se registren por caja debe
comenzar invariablemente con el número 1. Por ejemplo: Si en la caja 1, se están transfiriendo
15 expedientes, deberá anotarse del 1 al 15.
11. Código de clasificación: Se anota la estructura y la simbología descritas en la Unidad 4
Organización del acervo documental, de los presentes Instrumentos. Es importante mencionar
que este código fue asignado desde que se comenzó a integrar el expediente, el cual se registró
en el Inventario General, por lo que debe ser la misma información.

12. Nombre del expediente: Es el nombre o título del expediente con el que se le conoce e
identifica en el área universitaria. Se debe colocar el nombre completo sin utilizar abreviaturas.
Es importante mencionar que el nombre fue asignado desde la apertura del expediente, el cual
fue registrado en el Inventario General, por lo que sólo se debe transferir la información.
13. Documentación: Son los documentos que integran el expediente que documenta un
asunto, actividad o trámite del que trata. Se deben anotar los datos característicos que permitan
distinguir al expediente de los demás que conforman la serie. Es importante mencionar que la
descripción fue registrada en el Inventario General, por lo que sólo se debe transferir dicha
información.
14. Valor documental: Señalar con una “X” mayúscula, los valores primarios establecidos en
el Catálogo de Disposición Documental para la serie documental que conforma el expediente que
se transfiere, los cuales pueden ser administrativo (A), legal (L), fiscal (F) y/o contable (C).
Fechas extremas:

15. Apertura: Es el inicio del asunto. Debe colocarse la fecha del documento de archivo con el
que inició el asunto, es decir, el documento inicial del expediente. La fecha que debe considerarse

es la del sello de recepción del área universitaria, es decir, la fecha en la que se recibió o emitió
el documento con el que inició el asunto que documenta el expediente y, por ende, empieza a
tener efectos ante terceros. Debe utilizarse el siguiente formato: dos dígitos para día, dos dígitos
para mes y cuatro dígitos para año (dd/mm/aaaa) empleando números arábigos.
16. Cierre: Es la conclusión del asunto. Debe colocarse la fecha del documento de archivo con
el que concluyó el asunto, en consecuencia, debe ser el último que se integró al expediente Es
importante señalar que, las fechas que deben considerarse, son las fechas de recepción o
notificación del documento y jamás las fechas en que se firman los mismos, lo que importa es
registrar cuando la documentación surte efectos ante terceros. Debe utilizarse el siguiente
formato: dos dígitos para día, dos dígitos para mes y cuatro dígitos para año (dd/mm/aaaa)
empleando números arábigos.
Plazos de conservación:

17. AT: Corresponde al tiempo que debe resguardarse el expediente en el archivo de trámite,
debe transcribirse la información establecida en el Catálogo de Disposición Documental.
18. AC: Corresponde al tiempo que debe resguardarse el expediente en el archivo de

concentración conforme a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental, para este
dato, debe transcribirse los años señalados.
19. Observaciones: Son los datos necesarios para precisar un expediente y que no están
incluidos en los demás campos del formato, tales como el tipo de soporte en el que se encuentra,
número de legajos que lo componen, si el material documental presenta algún daño físico, si
existe reprografía digital y donde se encuentra la misma, si guarda relación con otro expediente
universitario para lo cual debe colocarse el código de clasificación de este, entre otros. Se deben
anotar sin utilizar abreviaturas.