Page 26 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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4.4 Descripción productora, ubicación física, estado que 22
guarda el expediente y el asunto mismo,
Es una representación exacta del contenido tiempos de conservación, entre otros.
de los expedientes y de la información que
soporta los documentos de archivo para 4.5 Ubicación
facilitar su identificación, localización y
accesibilidad, lo cual contribuye a poner los Se refiere a las actividades que se
documentos de archivo y expedientes al desarrollan para la ubicación física de los
servicio de la gestión académica y expedientes en el espacio destinado para su
administrativa de la Universidad y a la resguardo. La ubicación precisa de los
sociedad misma. La descripción se realiza expedientes se debe registrar en los
en el archivo de trámite y se conserva a lo instrumentos de control archivístico. En
largo del ciclo vital del documento. Esto no éstos se anotan de lo general a lo particular:
impide que, en caso de la emisión de un comenzando por el nombre de la oficina,
dictamen de conservación permanente, seguido por el tipo de mueble (archivero,
exista la posibilidad de actualizar o anaquel o librero, etc.) con su número de
modificar la descripción. inventario del Sistema Integral de Control
Patrimonial o interno, en seguida se anota
La descripción hace posible que el usuario el número de gaveta o entrepaño, etc., caja
del archivo, sin necesidad de examinar y/o carpeta.
físicamente todos los documentos
resguardados, localice y acceda a la Los expedientes físicos siempre serán
información que sea de su interés. La resguardados de arriba hacia abajo y de
incorporación de los Instrumentos a los izquierda a derecho, tal y como se muestra
archivos en posesión de las áreas en la siguiente imagen.
universitarias permite contar con una
representación archivística institucional, ya Si se trata de un documento de archivo
que proveen información sobre los atributos electrónico, debe anotarse la ruta de acceso
de los expedientes, por ejemplo: o bien, si obra en un sistema, el nombre del
clasificación archivística, fechas de inicio y sistema y el número de registro o folio.
conclusión del expediente, contenido, área
Podemos sostener que el conjunto de los
instrumentos de descripción de los archivos
universitarios (inventarios y guías
documentales) conforman una parte
esencial para conocer la memoria
documental de esta Casa de Estudios, ya
que integran un conjunto organizado de
información destinado a resolver el
problema de búsqueda y localización de
información en los archivos de la
Universidad, evitando que la información
sea una vaga referencia o esté sólo en la
memoria de los trabajadores o la de los
funcionarios universitarios.
