Page 23 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
P. 23
Unidad 4 Organización del acervo las tareas, actividades, procedimientos o 19
documental procesos de esta Institución, situación por
la cual existe un constante estudio de esta
Debemos de entender que, en materia de Universidad, para que el sistema de
archivos, la organización se entenderá como clasificación siempre este basado en las
el proceso que, mediante las etapas de funciones de esta Máxima Casa de Estudios
clasificación y ordenación, aplica las y así, se convierta en un marco sistemático
conclusiones establecidas en la fase de para la gestión de los documentos
identificación a la estructura de un fondo, institucionales.
por lo tanto, se entenderá como la siguiente
operación: 4.2 Código de clasificación archivística
Clasificación + Ordenación + Descripción= Organización Es la combinación alfanumérica que
identifica cada unidad documental, es decir
De acuerdo con esto, se puede decir que la que, cada expediente integrado por las
áreas productoras de las áreas
organización es un resultado, producto de universitarias debe tener un código de
clasificación archivística.
realizar adecuadamente, en primer lugar, la
4.2.1 Integración del código de
clasificación y, en seguida, la ordenación. Si clasificación archivística
no se dan los procesos de manera Las partes que estructuran al código de
clasificación archivística son las siguientes:
complementaria se debe afirmar que no hay
A. Estructura documental: fondo, sección,
una adecuada organización, pues se serie y en su caso subserie.
pueden tener o custodiar archivos bien B. Identificación del área universitaria, área
productora y año de apertura del
clasificados, pero mal ordenados. La expediente.
organización (clasificación, ordenación) no C. Identificación del expediente: es el
número consecutivo asignado a cada uno
solo se comprueba examinando físicamente de los expedientes que se generan,
atendiendo la serie o subserie.
los documentos, ésta también se puede y se
El Código de Clasificación Archivística se
debe observar o representar en compone de los siguientes elementos:
instrumentos de control (Inventarios
documentales y Guía Documental de
Archivos) o en instrumentos de consulta
(Cuadro General de Clasificación
archivística, Guía de Descripción del Fondo
Documental UNAM anteriormente
denominada Guía de Archivo Documental,
Catálogo de Disposición Documental). En
tales instrumentos se puede apreciar la
coherencia y confiabilidad de los procesos
de organización de esta Casa de Estudios.
Por lo tanto, se integra un expediente con
documentos de archivo relacionados por el
mismo asunto, se ordenan
cronológicamente conforme se vayan
recibiendo o emitiendo en el tiempo. Esta
unidad documental, debe clasificarse, para
ello se utiliza un código de clasificación
archivística, el cual se incorpora en la
cejilla, lomo y/o carátula de las guardas,
según sea un folder o carpeta el material
que resguarda los documentos de archivo.
4.1 Clasificación archivística
La clasificación archivística hace posible
que los documentos que integren el fondo
UNAM únicamente sean los generados por
