Page 21 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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1. Solicitar el apoyo de personal de El Dictamen de baja documental, Ficha 17
Auditoría Interna para que presencie la Técnica de Prevaloración Documental,
destrucción del material documental.
Declaratoria de Prevaloración, Inventario de
2. Solicitar la intervención del Programa de Baja Documental, Acta de Baja Documental
Reciclaje para la destrucción del material y remesa otorgada por el Programa de
documental. Reciclaje, deben ser remitidos al Área
Coordinadora de Archivos de la Universidad
3. Levantar un acta de baja documental Nacional Autónoma de México en soporte
ante la persona titular de la Oficina físico y digital para su publicación. Los
Jurídica, de quien haga las veces de éste en documentos serán devueltos al área
el área universitaria o ante personal de la universitaria para su resguardo conforme al
Dirección General de Asuntos Jurídicos, Catálogo de Disposición Documental.
atendiendo a la estructura orgánica del área
universitaria. 3.7 Archivo Histórico
4. Cuando se proceda a entregar el material Es la unidad administrativa responsable de
al personal adscrito del Programa de
Reciclaje, debe tenerse a la vista la siguiente organizar, administrar, conservar,
documentación: el Dictamen emitido por el
Grupo Interdisciplinario de Archivos preservar, describir y difundir la memoria
Universitarios en donde se autorice la baja
documental, el Acta de Baja Documental y documental del área universitaria y de la
el Inventario de Baja Documental y cotejar
que éste coincida con lo entregado. La Universidad Nacional Autónoma de México,
persona que funja como Responsable de
Archivos del área universitaria estará siendo fuente de acceso público.
presente cuando el Programa de Reciclaje
proceda con las acciones tendientes a En el Archivo Histórico se divulga el
destruir el material objeto de la baja contenido del mismo y se estimula su uso,
documental. consulta y aprovechamiento social.
También se busca incrementar su memoria
El acta de baja documental debe cumplir documental.
con los siguientes requisitos:
3.7.1 Actividades que deben realizarse en
1. La declaración de la persona que funja el archivo histórico
como Responsable de Archivos sobre la baja
documental. 1. Participar en el proceso de valoración
documental de su área universitaria.
2. La manifestación de que coincide el
material destruido con el Inventario de Baja 2. Documentar el ingreso de expedientes de
Documental. series o subseries al archivo histórico.
3. La relación de modo, tiempo y lugar de la 3. Recibir de manera oficial los expedientes
baja documental.
agrupados en serie o subseries, que deben
4. Las firmas del Responsable de Archivos,
el responsable del archivo de trámite y la conservarse permanentemente por tener
persona titular del área productora en su
calidad de testigos, y la firma de la persona valor histórico y que son trasladados, con
titular de la Oficina Jurídica, de quien haga su respectivo Inventario de Transferencia
las veces de éste en el área universitaria o
ante personal de la Dirección General de Secundaria.
Asuntos Jurídicos.
4. Organizar, describir, conservar,
preservar y difundir el patrimonio
documental del archivo histórico del área
universitaria.
5. Actualizar el Inventario General y la Guía
Simple de Archivos del área universitaria.
6. Incorporar las tecnologías de
información y la comunicación para la
difusión y consulta del acervo documental.
