Page 24 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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alfanumérico, identificado por las letras CC, 20
seguidas de un número otorgado por
1 Fondo: UNAM. función.
2 Sección: La función sustantiva o común En caso de que un área universitaria no se
que desarrollan las áreas universitarias en encuentre determinada en el Listado de
el ejercicio de sus facultades, competencias Áreas Universitarias de los presentes
y/o atribuciones. Están establecidas en el Instrumentos, la persona que funja como
Cuadro General de Clasificación responsable de archivos del área
Archivística y se integran por un número y universitaria debe realizar la consulta al
la letra S si la sección corresponde a una Área Coordinadora de Archivos de la UNAM,
función sustantiva, o C cuando la sección para que, ésta le proporcione el código
corresponde a una función común, vgr. 1S correspondiente.
Docencia.
6 Clave del área productora: Es la otorgada
3 Serie: La división de la sección a cada una de las áreas que constituyen la
conformada por los expedientes que estructura orgánica del área universitaria
documentan una misma tarea, actividad, aprobada institucionalmente. Las claves de
procedimiento o proceso institucional, área productora únicamente se otorgan
ejecutado en aras de cumplir con las desde el titular del área universitaria hasta
funciones sustantivas o comunes. Las jefes de departamento o similar y se
series están establecidas en el Cuadro compone de números y puntos, los cuales
General de Clasificación Archivística y se sirven para indicar el orden jerárquico. Para
codifican por la sección a la que el caso de los cuerpos colegiados que operan
corresponda, un punto y un número, vgr. al interior de las áreas universitarias, su
1S.1 Disposiciones en materia de docencia. clave debe integrarse por las letras CC más
el dígito que le corresponda, atendiendo su
4 Subserie: La división de la serie, cuando nivel jerárquico, en caso de que sean
es necesario identificar tareas, actividades, jerárquicamente iguales su clave debe
procedimiento o procesos de manera más determinarse atendiendo la fecha de
puntual para mejorar la organización creación.
documental. Las subseries están
determinadas en el Cuadro General de Es necesario que el titular o responsable de
Clasificación Archivística y se codifican por archivos del área universitaria solicite
la sección, la serie a la que corresponda, un mediante oficio al Área Coordinadora de
punto y un número, vgr. 1S.19.1 Archivos de la UNAM la asignación de clave,
Evaluaciones y exámenes. anexando copia(s) simple(s) de la(s)
estructura(s) orgánica(s) autorizada(s)
5 Código del área universitaria: institucionalmente, en caso de que estén
Corresponde a dígitos numérico o constituido cuerpos colegiados cuya
alfanuméricos, los cuales están competencia se constriña únicamente al
determinados en el Listado de Áreas área universitaria (consejo, comité,
Universitarias de los presentes comisión, etc.), debe remitirse el listado que
Instrumentos. enuncie cada uno de estos. Las claves de
áreas productoras deberán utilizarse para
Las áreas universitarias correspondientes a codificar los expedientes que se integren en
dependencias, instancias o entidades se la vigencia del organigrama, por lo que en
identifican únicamente por números, caso de que se modifique la estructura
mientras que los cuerpos colegiados cuyas orgánica o se constituya un cuerpo
disposiciones o actuaciones son de colegiado, debe solicitarse la asignación de
aplicación general para esta Casa de claves al Área Coordinadora de Archivos de
Estudios, son identificadas con un código la UNAM, remitiendo copia del organigrama
o manifestando el nombre del cuerpo
colegiado, ya que de lo contrario se estaría
clasificando inadecuadamente el material
documental.
