Page 18 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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13. Los expedientes en archivo de 5. Ordenar los expedientes en las cajas 14
trámite, cuya documentación haya sido debidamente rotuladas, empleando el
objeto de solicitud de acceso a la
información, deben conservarse en este formato generado mediante el Sistema
archivo, por el tiempo establecido en el Integral de Archivos y Gestión Documental
Catálogo de Disposición Documental más de la UNAM, así como colocar una copia de
dos años. la parte del Inventario de Transferencia
Primaria que le corresponde a cada caja.
3.4 Transferencia primaria
6. Enviar el oficio de solicitud de
Una vez concluido el plazo de conservación
de los expedientes en el archivo de trámite transferencia primaria al responsable del
conforme a lo establecido en el Catálogo de
Disposición Documental, los expedientes archivo de concentración, describiendo
agrupados en serie o en subseries, se brevemente el contenido del Inventario de la
trasladan del archivo de trámite al de
concentración, esta actividad se conoce Transferencia Primaria y adjuntar una
como transferencia primaria. Este traslado
se documenta en el Inventario de copia de este.
Transferencia Primaria.
3.5 Archivo de concentración
3.4.1 Actividades que deben ejecutarse al
llevarse a cabo una transferencia Es la unidad responsable de administrar,
primaria custodiar y conservar los expedientes, cuyo
uso y consulta es esporádica por el personal
1. Revisar y valorar los expedientes, autorizado del área universitaria.
seleccionando aquellos que de conformidad Permanecen en esa unidad hasta
con el Catálogo de Disposición Documental determinar, mediante la valoración
ya cumplieron el plazo de conservación en documental, su transferencia al Archivo
el archivo de trámite. Histórico o su baja documental.
2. Generar, a través del Sistema Integral de 3.5.1 Actividades que deben realizarse en
Archivos y Gestión Documental de la el archivo de concentración
UNAM, el Inventario de Transferencia
Primaria. 1. Recibir el oficio de solicitud de
transferencia primaria para que, en
3. Estabilizar el expediente una vez que
concluyó el asunto o trámite. coordinación con el Responsable de
4. Enviar los expedientes agrupados en Archivos del área universitaria, se acuda a
serie o subseries, relacionándolos en el
Inventario de Transferencia Primaria al la oficina productora para revisar y cotejar
archivo de concentración.
la documentación resguardada en cajas y
asentada en el Inventario de Transferencia
Primaria.
2. Sellar las cajas con etiquetas de
seguridad en el frente y costados,
rubricarlas para su envío una vez cotejadas.
En caso de que los expedientes no
correspondan a lo inventariado, o que el
Inventario de Transferencia no esté
conforme a lo establecido en los
Instrumentos de Control y Consulta
Archivística de la Universidad Nacional
Autónoma de México vigentes, el área
productora deberá atender las
observaciones para su corrección.
3. En la recepción de las cajas se deberá
verificar que las etiquetas no hayan sufrido
alteraciones, en caso de violación de las
