Page 19 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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etiquetas no se aceptarán las cajas hasta en 3.6 Destino Final de la Documentación o 15
tanto no sea resuelto el motivo de ello. proceso de disposición documental
4. Al ingreso de las cajas al archivo de Este procedimiento comienza con la
concentración se debe firmar el Inventario valoración documental en el archivo de
de Transferencia Primaria y anotar la concentración, resaltando que, el
ubicación topográfica (lugar donde se va a procedimiento para determinar el destino
conservar y resguardar el material final de la documentación, no podrá tener
documental) que tendrán las cajas en la verificativo en expedientes que, a pesar de
estantería, entregar el acuse y una copia a haber cumplido con el plazo de
la oficina productora. conservación en el archivo de trámite y en
el de concentración, posean valores
5. Registrar la entrada de cada secundarios o se trate de expedientes o
transferencia primaria en el Sistema documentos de archivo clasificados como
Integral de Archivos y Gestión Documental reservados o confidenciales.
de la Universidad Nacional Autónoma de
México para atender las alertas de 3.6.1 Etapas del proceso de disposición
vencimiento del plazo de conservación. documental de las series y subseries
6. Llevar un estricto control de los 1. Consulta del calendario de destino final
expedientes que están contenidos en las emitido por el Área Coordinadora de
cajas y actualizar el Inventario General y la
Guía Documental de Archivos. Archivos de la Universidad Nacional
7. Realizar las actividades destinadas a Autónoma de México.
atender las solicitudes de préstamo y/o de
consulta de los expedientes. 2. Valoración documental, entre la persona
8. Atender las alertas del Sistema Integral responsable de la oficina productora y la
de Archivos y Gestión Documental de la
Universidad Nacional Autónoma de México persona que funge como Responsable de
para llevar a cabo la transferencia
secundaria o baja documental. Archivos del área universitaria, a fin de
9. Analizar periódicamente el vencimiento elaborar la ficha técnica de prevaloración
de los plazos de conservación de los
expedientes que resguarda, a efecto de documental, la declaratoria de
informar oportunamente a las áreas
productoras de la documentación para prevaloración y el inventario documental
iniciar el proceso de valoración documental,
su disposición y para dictamen del Grupo correspondiente (Inventario de
Interdisciplinario de Archivos
Universitarios. transferencia secundaria o baja
10. Realizar en el archivo de documental).
concentración el procedimiento de
valoración documental junto con la oficina 3. Solicitud mediante oficio el Dictamen de
productora, la persona responsable del
archivo histórico y la persona que funja Destino Final al Grupo Interdisciplinario de
como responsable de archivos del área Archivos Universitarios acompañado de la
universitaria para identificar valores
secundarios y determinar la disposición documentación señalada en el párrafo
documental.
anterior.
4. Visita del Área Coordinadora de Archivos
de la Universidad Nacional Autónoma de
México en colaboración con una comisión
especial del Grupo Interdisciplinario de
Archivos Universitarios al área universitaria
solicitante, en donde se elaborará un
informe sobre la valoración documental
realizada.
5. Análisis del Grupo Interdisciplinario de
Archivos Universitarios a la documentación
remitida para emitir dictamen del destino
final de la documentación.
