Page 16 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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de la Universidad Nacional Autónoma de • Fecha de cierre. 12
México. • Nombre del expediente.
• Valores documentales.
3.3 Archivo de trámite • Plazos de conservación.
• Número de fojas al cierre del expediente.
Es el conjunto organizado de documentos • Soporte.
de archivo, cuyo uso es cotidiano y • Leyenda de clasificación de la
necesario para el ejercicio de las facultades, información, conforme lo establecen las
funciones o competencias del área disposiciones normativas en materia de
universitaria. Este archivo permanece en el transparencia, acceso a la información y
área productora hasta determinar su protección de datos personales.
transferencia al archivo de concentración.
f. Conservar los documentos dentro de
3.3.1 Actividades que deben ejecutarse carpetas apropiadas al tipo, tamaño y
en el archivo de trámite. volumen de la documentación. En caso de
que el tamaño del expediente lo requiera, se
1. Recibir el documento de archivo abrirán nuevos legajos, asentando su
debidamente registrado en el Sistema código de clasificación e identificando cada
Integral de Archivos y Gestión Documental legajo con una numeración progresiva.
de la Universidad Nacional Autónoma de g. Evitar incluir, como parte del expediente
México. de archivo, la documentación de apoyo
informativo empleada para su resolución.
2. Abrir, integrar y clasificar expedientes h. Evitar la fragmentación de la
con documentos de archivo conforme a lo información, duplicidad de expedientes y la
siguiente: dispersión de los documentos de archivo.
i. Cerrar el expediente, con el documento
a. El expediente se abre con el primer de archivo recibido o generado con el cual
documento de archivo, recibido o generado, concluya el asunto.
previa verificación de que el asunto no tiene
antecedentes en otro expediente. En caso de 3. Cuando un expediente esté integrado
identificar que el o los documentos con documentos de archivo de diferentes
recibidos forman parte de un asunto años, se tomarán en cuenta las fechas
documentado en un expediente ya extremas iniciando con el año más antiguo.
existente, se integrarán en ese.
b. Emplear el código de clasificación. 4. Organizar los expedientes generados en
c. Integrar el expediente con documentos el ejercicio de sus funciones, facultades y
de archivo relacionados entre sí por el competencias, de conformidad con el
mismo asunto o trámite, ordenándolos Cuadro General de Clasificación
cronológicamente conforme al principio de Archivística. Nota: en la Unidad 5 se
procedencia y orden original. expondrá la forma de consultar los
d. Integrar los documentos de archivo al Instrumentos de Control y Consulta
expediente que le corresponda, desde el Archivística de la Universidad Nacional
momento de su producción o recepción. Autónoma de México.
e. Guardar el o los documentos en un fólder
o carpeta, el cual debe incluir una carátula, 5. Elaborar y mantener actualizados el
lomo o ceja con los elementos siguientes: inventario general y la guía documental de
archivo. Nota: en la Unidad 5 se expondrá
• Fondo. la forma adecuada de integrar la
• Área universitaria. información a los inventarios
• Código de clasificación del expediente, documentales.
que debe integrarse también en la ceja o
lomo, con los elementos indicados en los 6. Llevar el control del préstamo y consulta
Instrumentos de Control y Consulta tanto interna como externa. A continuación,
Archivística de la Universidad Nacional se precisan las actividades destinadas a
Autónoma de México vigentes. atender las solicitudes de préstamo y/o de
• Fecha de apertura. consulta de los expedientes.
