Page 17 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

a. Verificar que el solicitante esté
autorizado para acceder a la información de
conformidad con la normatividad y las
disposiciones internas aplicables.
b. Recibir el vale de préstamo, utilizando el Coordinadora de Archivos de la Universidad
formato emitido por el ACA.
c. Realizar la búsqueda del expediente y
cotejar el número de fojas que lo integran.
d. Informar al solicitante, en caso de que el m. Descargar el expediente del control del
expediente se encuentre en préstamo y/o
consulta.
e. Verificar que el expediente esté íntegro
antes de prestarlo.
f. Anotar las condiciones físicas del
expediente en el vale de préstamo, el
número de fojas y las observaciones
pertinentes.
g. Prestar el expediente por un tiempo no
mayor a 30 días hábiles, una vez que
transcurra el tiempo de préstamo, y en caso
de ser necesario, se debe solicitar una
prórroga hasta por un tiempo similar.
h. Solicitar la devolución del expediente,
una vez que haya concluido el tiempo de
préstamo, y en caso de no refrendarlo o
devolverlo, enviar un requerimiento al jefe
inmediato de la persona que tiene el
expediente, para efecto de que el mismo sea
devuelto en las condiciones que fue
entregado. En caso de no devolver el
expediente, debe registrarse en el Sistema
Integral de Archivos y Gestión Documental
de la Universidad Nacional Autónoma de
México.
i. Verificar la integridad y las condiciones
del expediente, al momento en que sea
entregado el mismo, colocando un sello de
“DEVUELTO” en el formato de préstamo.
j. Notificar a la persona titular y a la que
funja como Responsable de Archivos, si el
expediente no ha sido devuelto en las
mismas condiciones que cuando se prestó,
así como registrar el expediente dañado en
el Sistema Integral de Archivos y Gestión
Documental de la Universidad Nacional
Autónoma de México.
k. Evitar que se sustraigan documentos
originales del expediente y, en caso de que
sea necesario para la continuidad de algún
trámite, integrar una hoja testigo con los
datos del documento, día y persona que ha
extraído o se le ha prestado, hasta en tanto
sea devuelto el documento original.
l. En los casos de que un expediente esté
registrado en el Sistema Integral de
Archivos y Gestión Documental de la
Universidad Nacional Autónoma de México
como faltante o dañado, el solicitante 13
deberá elaborar un acta que señale
circunstancias de modo, tiempo o lugar;
haciéndola del conocimiento de la persona
titular del área universitaria, del Área
Nacional Autónoma de México y de la
Contraloría, para los efectos a que haya
lugar.
préstamo, en caso de que se devuelva
íntegro y en las mismas condiciones en que
fue entregado al solicitante, así como
registrar el número de fojas, en caso de
haberlas integrado durante su préstamo.
7. Garantizar el adecuado resguardo de los
expedientes y la información que ha sido
clasificada con base en la normativa en
materia de transparencia, acceso a la
información y datos personales,
asegurando su integridad y debida
conservación.
8. Conservar los documentos y expedientes
conforme a lo establecido en el Catálogo de
Disposición Documental.
9. Realizar la valoración documental para
identificar los valores primarios con base en
la información de la documentación que
integra cada serie de conformidad con el
Catálogo de Disposición Documental.
10. Seleccionar expedientes que ya
cumplieron su plazo de conservación en el
archivo de trámite conforme a lo establecido
en el Catálogo de Disposición Documental,
y llevar a cabo la transferencia primaria.
11. Al cerrar el expediente, con lápiz se
procederá a foliar las fojas que lo integran,
conforme al orden de los documentos, en la
esquina superior derecha sin afectar la
legibilidad de la información y no
importando el volumen.
12. Los expedientes que se encuentren
en trámite o que tengan información
clasificada como reservada, no podrán
transferirse al archivo de concentración
hasta que haya concluido el asunto o sean
desclasificados conforme a la normativa
aplicable.