Page 15 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Unidad 3 Ciclo vital del documento
En esta unidad, se expondrán todas las
etapas por las que atraviesan los
documentos de archivo, que van desde su
producción o recepción en la oficina central
de correspondencia hasta su disposición
final. Asimismo, se verificarán cada una de
las actividades que deben ejecutarse en
cada etapa y los responsables de
ejecutarlas.
3.1 Concepto de ciclo vital del
documento
Consiste en las tres fases por las que
atraviesan los documentos de archivo desde
su recepción o generación hasta que, una
vez realizada la valoración, se determina
que se conservarán permanente en el
archivo histórico del área universitaria o
procede su baja documental.
Las tres fases del ciclo vital son: archivo de universitaria o a algún integrante de esta,
trámite, archivo concentración y Archivo
Histórico, mismas que se muestran en la
siguiente imagen.
3.2 Oficina central de correspondencia
Cada área universitaria debe integrar una
oficina central de correspondencia
responsable de la recepción, registro,
seguimiento, control y despacho de las
comunicaciones oficiales,
independientemente del medio de
transmisión o entrega. El Titular del área
universitaria debe hacer del conocimiento al
Área Coordinadora de Archivos de la
Universidad Nacional Autónoma de México,
mediante oficio, la persona que será la 11
responsable de esta oficina.
3.2.1 Actividades que deben ejecutarse
en la oficina central de correspondencia
En la oficina central de correspondencia de
cada área universitaria se deben realizar las
acciones siguientes:
A. Tratándose de correspondencia de
entrada:
1. Revisar inmediatamente la
comunicación recibida para verificar que el
asunto o trámite compete al área
universitaria. En el caso de que la
comunicación no esté dirigida al área
deberá notificarse de inmediato a quién la
esté entregando.
2. Recibir la comunicación oficial en
original, el acuse y anexos, asentar el sello
de recibido, la fecha, hora, nombre y firma
de quien recibe.
3. Registrar la comunicación de entrada en
el Sistema Integral de Archivos y Gestión
Documental de la Universidad Nacional
Autónoma de México.
4. Verificar el carácter del asunto como
urgente u ordinario.
5. Entregar de manera expedita la
correspondencia al área que brindará
atención o resolverá el asunto, evitando
duplicar o fotocopiar innecesariamente,
para lo cual únicamente debe emplearse un
único acuse.
6. Dar seguimiento para que el asunto o
trámite sea atendido.
B. Tratándose de correspondencia de
salida:
1. Reunir la documentación producida por
las oficinas del área universitaria.
2. Revisar la documentación, acuse y
anexos si es el caso, verificar que estén
completos y empaquetados de manera
correcta.
3. Registrar la comunicación de salida y la
entrega de la comunicación en el Sistema
Integral de Archivos y Gestión Documental