Page 41 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

24. Responsable de Archivos: Refiere al miembro designado por el titular del área 37
universitaria y es el encargado de revisar el presente Inventario, por lo que debe anotar su
nombre completo (sin utilizar abreviaturas), cargo y firma.
25. Responsable del archivo histórico: Es el miembro de la comunidad universitaria
adscrito al área universitaria, quien recibe los expedientes para su resguardo y conservación
permanente, previo cotejo entre la relación del Inventario de Transferencia Secundaria y el
contenido de las cajas. Anota su nombre completo, cargo y firma de conformidad con el
Instrumento.
26. Titular del Área Universitaria: Refiere al Titular del Área Universitaria que autoriza la
transferencia al archivo histórico, por lo que debe anotar el nombre completo y firmar en la
última página que integra el Inventario.
27. Página ___de___: Se debe anotar al número progresivo de página y el total de estas que
integran al Inventario de Transferencia Secundaria.

5.8 Inventario de Baja Documental

5.8. 1 Concepto de Inventario de Baja Documental

Es el instrumento que describe la relación ordenada y detallada de documentos y expedientes,
destinados a su destrucción, debido a que prescribieron sus valores primarios y no contienen
valores secundarios, además de que se extinguieron sus plazos de conservación establecidos en
el Catálogo de Disposición Documental.

5.8.2 Objetivo del Inventario de Baja Documental

Cumple con diversos objetivos dependiendo del momento, cuando el área universitaria lo
presenta como anexo a la solicitud de dictamen que determine el destino final de la
documentación ante el Grupo Interdisciplinario de Archivos Universitarios, sirve para relacionar
el material documental que será objeto del Procedimiento de Destino Final, se convierte en un
documento imprescindible para que este Cuerpo Colegiado pueda valorar la documentación y
emitir un dictamen.

Una vez que se autoriza la baja documental, este instrumento se convierte en un documento en
el que se acredita que la documentación ya no obra en los archivos institucionales.

5.8.3 Estructura del Inventario de Baja Documental

Los elementos que integran al inventario de baja documental son los siguientes:

1. Logo del área universitaria: Se debe colocar el símbolo o logo formado por imágenes o letras
que identifica al área universitaria.
2. Fondo: UNAM. El nombre del fondo documental está preestablecido, por lo que no debe
modificarse.
3. Área universitaria: Se debe escribir el nombre completo del área universitaria, sin utilizar
abreviaturas ni siglas.
4. Código del área universitaria: Refiere a los dígitos que identifican al área universitaria. En
caso de que un área universitaria no se encuentre en la relación, debe realizarse la consulta al
Área Coordinadora de Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de México, para que le sea
proporcionado uno.
5. Número de transferencia: Es el número de envío que se asigna a cada traslado sistemático
realizado (transferencia) del archivo de concentración al archivo histórico. Este número es único
e independiente de la transferencia primaria o de la baja documental. Se debe anotar con
números arábigos.
6. Fecha de transferencia: Es el día en que se realiza la transferencia y corresponde a la fecha
de la firma del Inventario de Transferencia Secundaria. Debe utilizarse el siguiente formato: dos