Page 7 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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contable. Es creado, recibido, almacenado, almacenamiento, para mostrar la actividad 3
recuperado y utilizado en el ejercicio de las que lo produjo.
facultades, funciones o competencias del • Conservación: La información
área universitaria. permanece en el soporte en el que fue
creado y se cuenta con programas de
Lo que distingue a los documentos de respaldo y migración del documento
archivo electrónico de otros en diverso electrónico.
soporte, es que para su registro, • Seguridad: Gracias al conjunto de
almacenamiento, búsqueda, acceso, estrategias, políticas, técnicas, reglas,
lectura, consulta, impresión, transmisión, guías, prácticas y procedimientos se puede
respaldo, conservación y preservación prevenir, proteger y resguardar de daño,
requiere de un dispositivo electrónico y supresión, eliminación no autorizada,
permanece en éste en todas las fases del alteración, ocultamiento o sustracción del
ciclo vital del documento. documento de archivo electrónico y de
cualquier recurso informático de las áreas
1.3.1 Características del documento de universitarias, del Sistema Integral de
archivo electrónico Archivos y Gestión Documental de la
UNAM. Existe una garantía, en la mayor
• Son únicos, seriados, auténticos, medida posible, del correcto
orgánicos, son evidencia de un acto funcionamiento ininterrumpido de esos
institucional y pertenecen a la UNAM. recursos.
• Autenticidad: Mantiene su identidad e
integridad a lo largo del tiempo debido a que 1.3.2 Ejemplos de documentos de
es lo que afirma ser, que ha sido creado o archivo electrónicos
enviado por la persona que se asevera lo
hizo y que fue producido en el momento en • Correos electrónicos que deriven del
que se declara. ejercicio de facultades, funciones o
• Fiabilidad: La información expresa competencias de las oficinas de las áreas
exactamente lo que se quiso decir en el universitarias.
documento, da testimonio y prueba de las • Bases de datos.
operaciones o actividades realizadas y se • Sistemas y toda la información que lo
puede recurrir a él para demostrarlo, por lo integra.
cual debe garantizarse que en las • Documentos considerados de archivo
transferencias se asegure la inalterabilidad almacenados en medios electrónicos,
de la información, la estabilidad de los digitales u otros derivados de la tecnología.
soportes de conservación de la información
y la definición de restricciones de acceso y 1.3.3 ¿Los documentos de archivo
modificación para evitar cualquier electrónico deben imprimirse?
alteración accidental o de mala fe.
• Integridad: La información contenida en En caso de que los documentos de archivo
el documento no ha sufrido modificaciones electrónicos deban conservarse por más de
no autorizadas en su contenido (cumple con tres años, el área universitaria debe adoptar
el propósito para el cual fue creado), las políticas explícitas de conversión o
estructura (el software necesario para su migración de esos documentos, y
representación y las posibilidades de someterlas al Área Coordinadora de
interoperabilidad con otros sistemas en Archivos de la Universidad Nacional
función de las normas empleadas para su Autónoma de México para su conocimiento
diseño), contexto (los metadatos que y aprobación.
preceden al contenido y cumplen con la
función de demostrar la procedencia y el 1.4 Valores documentales
entorno en que el documento fue creado), y
demás aspectos esenciales. Todos los documentos de archivo poseen un
• Disponibilidad: Es localizado, valor que los identifica, de ahí que se les
recuperado, presentado y se tiene acceso a conozca como valor documental, éstos
la información, con independencia del pueden ser primarios o secundarios.
origen y de los dispositivos de
