Page 6 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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Unidad 1 Conceptos archivísticos básicos características físicas que den garantía de 2
su inalterabilidad.
Con la finalidad de utilizar un lenguaje d. Orgánico: es parte de un todo
homogéneo y así desarrollar estructurado, se produce dentro del proceso
adecuadamente las actividades natural de una actividad y surge como
concernientes a la organización, producto de las facultades, funciones o
administración y conservación de los competencias de su generador.
archivos universitarios, en la presente e. Evidencia: prueba las acciones
unidad se exponen algunos conceptos de ejecutadas en cumplimiento de facultades,
uso recurrente. funciones y competencias, es el medio para
dar seguimiento a los trámites y actos a
1.1 Documento través del tiempo.
f. Pertenencia: es patrimonio documental
Es un escrito generado, recibido, obtenido, del área universitaria y de la UNAM cuando
adquirido, procesado y conservado por las se determina que posee valores
áreas universitarias. secundarios.
Constituye la evidencia del actuar de las 1.2.2 ¿Qué reglas debo seguir para emitir
áreas productoras de esta Casa de un documento de archivo de la UNAM?
Estudios, y en principio, la información que
soporta es pública de conformidad con las La elaboración de los documentos oficiales
disposiciones aplicables. de carácter institucional debe cumplir con
lo establecido en la Guía para la Emisión de
Los formatos en que podrá estar son: Oficios y Circulares de las Dependencias de
escrito, electrónico, impreso, digital, visual, la Administración Universitaria emitida por
sonoro, holográfico o cualquier otro medio la Dirección General de Personal de la
que genere el avance tecnológico. UNAM y las demás disposiciones aplicables.
Los documentos institucionales, 1.2.3 ¿Sólo los documentos originales
atendiendo a sus características, pueden deben considerarse documentos de
ser documentos de apoyo informativo o archivo?
documentos de archivo.
El material obtenido a través de la
1.2 Documento de archivo reprografía de la documentación, es
considerado como documento de archivo,
Aquel que registra un hecho acto cuando se verifica alguno de los supuestos
administrativo, legal, fiscal o contable y es siguientes:
generado, recibido, obtenido, adquirido,
procesado y/o conservado en el ejercicio de • Se trata del único documento con el que
las facultades, funciones o competencias se comprueba el ejercicio de las facultades,
del área universitaria, en cualquier época y funciones o competencias del área
con independencia de su soporte. productora.
• El original ha sido dañado por causas
1.2.1 Características del documento de biológicas, físicoquímicas y humanas,
archivo resultando ilegible o irrecuperable.
• La persona titular del área universitaria
a. Único: contiene información que es indica una instrucción a través de este
única, irrepetible e insustituible. material.
b. Seriado: cada documento se produce
uno a uno. 1.3 Documento de archivo electrónico
c. Auténtico: su confiabilidad está
vinculada a su creación, al productor y a la Al igual que cualquier documento de
competencia que tiene para producirlo, así archivo, el documento de archivo
como a la estabilidad de su estructura y electrónico es el que registra información
sobre un acto administrativo, legal, fiscal o
