Page 8 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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Los valores primarios se adquieren en la 1.4.2 Valores secundarios 4
primera fase del ciclo vital (archivo de
trámite). Los valores primarios se llegan a Los que adquieren los documentos de
conservar en la segunda fase (archivo de
concentración). archivo derivados del ejercicio de
Los valores secundarios se dan en la facultades, funciones o competencias del
segunda fase del ciclo vital (archivo de área universitaria para su guarda
concentración).
permanente en el Archivo Histórico de tal
Los valores documentales nos ayudan a
establecer su permanencia en las diferentes forma que los documentos, por su
fases del ciclo vital, es decir, determinan si
es procedente conservarlos relevancia, forman parte de la memoria y
permanentemente en un archivo histórico o
son susceptibles de darlos de baja. patrimonio documental de la UNAM y del
1.4.1 Valores primarios país. De ahí que, se conviertan en fuente de
información de acceso público. Los valores
En la primera y segunda fase del ciclo vital
del documento (archivo de trámite y secundarios son los siguientes:
concentración) se identifican los valores que
se relacionan con las funciones y usos por a. Valor evidencial: Informa sobre el origen,
los cuales el documento se produce o recibe
en el área productora, a éstos se les conoce organización y funciones del área
como valores primarios y son los siguientes:
universitaria.
a. Valor administrativo: El que contiene un
documento vinculado a los procedimientos b. Valor testimonial: Da cuenta sobre la
y actividades administrativas del área
productora y sirve como testimonio para la evolución del área universitaria, de sus
realización del trámite o asunto que motivó
su creación. facultades y funciones, su estructura
b. Valor legal: El que tiene un documento
que sustenta derechos y obligaciones de la organizativa, programas, normas de
comunidad universitaria, del área
universitaria y de la UNAM. Sirve de actuación, procedimientos, decisiones y
testimonio ante la ley, por lo que se
convierte en prueba documental. operaciones.
c. Valor fiscal: El que tiene un documento
que sirve como prueba del cumplimiento de c. Valor informativo: Proporciona
los deberes tributarios.
d. Valor contable: El que tiene un información relevante sobre personas,
documento comprobatorio y justificativo de
las operaciones presupuestarias y lugares, normas o hechos particulares del
contables de cada grupo de gasto o partidas
presupuestales que realiza el área área universitaria relacionada con la
universitaria; sirve de explicación de las
operaciones encaminadas al control actividad institucional o social.
presupuestal.
1.4.3 Valoración documental
Un documento de archivo posee uno o más
valores primarios y éstos están establecidos Proceso que consiste en el análisis e
en el Catálogo de Disposición Documental. identificación de valores primarios y/o
secundarios de cada una de las series o
subseries. Esto se realiza con la finalidad de
establecer criterios, vigencias documentales
y plazos de conservación, así como para
determinar la disposición documental.
1.5 Documento de apoyo informativo
Es el documento que auxilia al desarrollo
del asunto o trámite en las áreas
productoras de las áreas universitarias.
1.5.1 ¿Cuáles son las características de
los documentos de apoyo informativo?
Los documentos de apoyo informativo
tienen las características siguientes:
• No cumplen con los requisitos de los
documentos de archivo señalados
anteriormente.
