Page 45 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

9. Nombre del responsable: Nombre completo de la persona responsable del archivo de 41
trámite, concentración o histórico, dependiendo del que se esté registrando en la Guía de

Archivo Documental.
10. Cargo: El cargo que ostenta el responsable del archivo de trámite, concentración o
histórico, dependiendo del que se esté registrando en la Guía de Archivo Documental (sin
utilizar abreviaturas).
11. Número telefónico: Anotar el número telefónico institucional y la extensión, clave
lada si es el caso en donde se puede localizar al responsable del archivo de trámite,
concentración o histórico, dependiendo del que se esté registrando en la Guía de Archivo
Documental.
12. Correo electrónico: Anotar el correo electrónico institucional del responsable del
archivo de trámite, concentración o histórico, dependiendo del que se esté registrando en
la Guía de Archivo Documental.
13. Dirección: Refiere a la ubicación del archivo de trámite, concentración o histórico,
dependiendo del que se esté registrando en la Guía de Archivo Documental, especificando
el nombre de la calle, avenida o vía, número, colonia, código postal, alcaldía o municipio,
estado y país.
14. Nivel documental: Anotar la palabra serie o subserie según corresponda al nivel
documental que se esté registrando en la Guía de Archivo Documental.
15. Código: Anotar el código establecido en el Cuadro General de Clasificación
Archivística para identificar el nivel documental, mismo que puede ser una serie o subserie.
16. Serie / subserie: Anotar el nombre de la serie o subserie establecido en el Cuadro
General de Clasificación Archivística vigente.
Fechas extremas: Periodo que abarca la serie o subserie.
17. Inicio primer expediente: Fecha de apertura del primer expediente con la que
inicia la serie/subserie. Debe utilizarse el siguiente formato: dos dígitos para día, dos
dígitos para mes y cuatro dígitos para año (dd/mm/aaaa) empleando números arábigos.
18. Inicio último expediente Colocar la fecha de apertura del último expediente
generado de la misma serie/subserie. Debe utilizarse el siguiente formato: dos dígitos para
día, dos dígitos para mes y cuatro dígitos para año (dd/mm/aaaa) empleando números
arábigos.
19. Volumen: Registra la cantidad de expedientes que conforma cada serie o subserie.

20. Ubicación física: Anotar únicamente el nombre del área u oficina donde se
resguarda la serie o subserie.
21. Elaboró: Refiere al Responsable de Archivos del área universitaria que fue
designado por el titular de ésta, y es el encargado de integrar la Guía de Archivo
Documental, por lo que debe anotar su nombre completo sin utilizar abreviaturas, cargo y
firma.
22. Vo. Bo.: Refiere al Titular del Área Universitaria. Debe anotarse nombre completo
sin utilizar abreviaturas, cargo y firma.
23. Validó: Corresponde al nombre y firma del titular del Área Coordinadora de
Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de México, información que será plasmada
una vez que haya tenido verificativo las visitas de seguimiento, supervisión y auditoría
archivística con resultados favorables.
24. Página ___de___: Se debe anotar al número progresivo de página y el total de estas
que integran la Guía de Archivo Documental.