Page 44 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

5.9 Guía de Archivo Documental 40

5.9.1 Concepto de Guía de Archivo Documental

Es el instrumento que esquematiza de forma general las series y subseries documentales
en posesión de cada área universitaria, del mismo modo indica los datos generales de los
responsables y la localización física de los archivos de trámite, concentración e histórico.

5.9.2 Objetivo de la Guía de Archivo Documental

Al integrarse una Guía de Archivo Documental por cada área universitaria, sirve como auxiliar
para que toda persona busque y localice información en los archivos de trámite, concentración
e histórico de las áreas universitarias. Por consiguiente, las áreas universitarias deben completar
este instrumento con la información solicitada, tomando como base lo establecido en el Cuadro
General de Clasificación Archivística, siendo responsables de la información escrita en él.

5.9.3 Estructura de la Guía de Archivo Documental

La estructura es la siguiente:

1. Logo del área universitaria: Se debe colocar el símbolo o logo formado por imágenes o
letras que identifica al área universitaria.
2. Fondo: UNAM. El nombre está preestablecido del fondo documental, por lo que no debe
modificarse.
3. Área universitaria: Se debe escribir el nombre completo del área universitaria, sin
utilizar abreviaturas ni siglas.
4. Código del área universitaria: Refiere a los dígitos que identifican al área universitaria.
En caso de que un área universitaria no se encuentre en la relación, debe realizarse la
consulta al Área Coordinadora de Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de
México, para que le sea proporcionado uno.
5. Fecha de actualización: Corresponde al día que establezca el Área Coordinadora de
Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de México para la entrega de la Guía de
Archivo Documental. Se debe utilizar el siguiente formato: dos dígitos para día, dos dígitos
para mes y cuatro dígitos para año (dd/mm/aaaa). Conforme al Acuerdo del Comité de
Transparencia de la Universidad Nacional Autónoma de México, por el que se exhorta a los
titulares de las áreas universitaria a cumplir con las obligaciones relacionadas con los
archivos institucionales que obren en su poder, de fecha 7 de abril de 2017, las áreas
universitarias deben entregar, anualmente, la información de los expedientes integrados
durante el año lectivo anterior en los inventarios documentales y las guías de archivo
documental. Siendo como fecha límite de entrega al Área Coordinadora de Archivos de la
Universidad Nacional Autónoma de México, el último día hábil del mes de abril de cada
año.
6. Fecha de validación: Fecha en que el Titular del Área Coordinadora de Archivos de la
UNAM otorga el visto bueno y que puede ser igual o posterior a la fecha de actualización.
Se debe utilizar el siguiente formato: dos dígitos para día, dos dígitos para mes y cuatro
dígitos para año (dd/mm/aaaa). Es importante resaltar que la fecha de validación es de
uso exclusivo del Área Coordinadora de Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de
México por lo que el área universitaria debe dejar en blanco el rubro.
7. Área productora de la documentación: Nombre completo del área (dirección de área,
subdirección, departamento o equivalentes) que genera la documentación que se encuentra
en el archivo de trámite (sin utilizar abreviaturas).
8. Clave de área productora: Se debe anotar la clave que otorga el Área Coordinadora de
Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de México al elemento de la estructura del
área universitaria considerando el organigrama autorizado institucionalmente.