Page 42 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

dígitos para día, dos dígitos para mes y cuatro dígitos para año (dd/mm/aaaa) empleando 38
números arábigos.

7. Número de caja: Es el número progresivo de la caja que contiene los expedientes que se
transfieren.
8. Número del expediente: Es el número progresivo que corresponde a cada expediente en cada
caja, es importante resaltar que cada caja es una unidad independiente, por lo que la
numeración de los expedientes que se registran por caja debe comenzar invariablemente con el
número 1.
9. Código de clasificación: Es importante mencionar que este código fue asignado desde la
apertura del expediente, el cual fue registrado en el Inventario General, por lo que sólo se debe
transferir la información.
10. Nombre del expediente: Es el nombre o título del expediente con el que se le conoce e
identifica en el área universitaria. Se debe colocar el nombre completo sin utilizar abreviaturas.
Es importante mencionar que el nombre fue asignado desde la apertura del expediente, el cual
fue registrado en el Inventario General, por lo que sólo se debe transferir la información.
11. Documentación: Son los documentos que integran el expediente que documenta un
asunto, actividad o trámite del que trata. Se deben anotar los datos característicos que permitan
distinguir al expediente de los demás que conforman la serie. Es importante mencionar que los
documentos que integran el expediente, deben detallarse de tal forma que se conozca el
contenido del expediente.
12. Valor documental: Son los valores secundarios inherentes a cada uno de los expedientes
y por su importancia, como evidencia histórica, científica y cultural, deben resguardarse
permanentemente. Se debe marcar con una “X” mayúscula el o los valores que resulten de la
valoración documental que para tal efecto se haya realizado, pudiendo ser evidencial (E),
testimonial (T) y/o informativo (I).
Fechas extremas:

13. Apertura: Es el inicio del asunto. Debe colocarse la fecha del documento de archivo con
el que inició el asunto, es decir, el documento inicial del expediente. La fecha que debe
considerarse es la del sello de recepción del área universitaria, es decir, la fecha en la que se
recibió el documento y, por ende, empieza a tener efectos ante terceros. Debe utilizarse el
siguiente formato: dos dígitos para día, dos dígitos para mes y cuatro dígitos para año
(dd/mm/aaaa) empleando números arábigos.

14. Cierre: Es la conclusión del asunto. Debe colocarse la fecha del documento de archivo
con el que concluyó el asunto, en consecuencia, debe ser el último que se integró al expediente.
Es importante señalar que, las fechas que deben considerarse, son las fechas de recepción o
notificación del documento y jamás las fechas en que se firman los mismos, lo que importa es
registrar cuando la documentación surte efectos ante terceros. Debe utilizarse el siguiente
formato: dos dígitos para día, dos dígitos para mes y cuatro dígitos para año (dd/mm/aaaa)
empleando números arábigos.
Plazos de conservación:

15. AT: Corresponde al tiempo que debe resguardarse el expediente en el archivo de trámite,
debe transcribirse la información establecida en el Catálogo de Disposición Documental.
16. AC: Corresponde al tiempo que debe resguardarse el expediente en el archivo de
concentración conforme a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.
19. Observaciones: Son los datos necesarios para precisar un expediente y que no están
incluidos en los demás campos del formato, tales como el tipo de soporte en el que se encuentra,
número de legajos que lo componen, si el material documental presenta algún daño físico, si

existe reprografía digital y donde se encuentra la misma, si guarda relación con otro expediente
universitario para lo cual debe colocarse el código de clasificación de este, entre otros. Se deben
anotar sin utilizar abreviaturas.
20. Número de páginas: Es el número total de páginas que integran el Inventario de
Transferencia Secundaria. Por ejemplo: si el inventario consta de cinco páginas se debe colocar
el número 5.
25. Cantidad de expedientes: Es el total de expedientes que se registraron en el Inventario
de Transferencia Secundaria. Por ejemplo: si en el inventario se registraron diez expedientes se
debe colocar el número 10.