Es indispensable considerar que, los inventarios generales son un medio de control documental y una de sus utilidades consiste en conocer con precisión el sitio en donde se resguarda la información. Por lo que, como instrumento de control en los archivos universitarios (trámite, concentración e histórico) los titulares de estos deberán describir puntualmente la información de dónde se resguardan los expedientes universitarios, atendiendo las indicaciones del punto 17 del Instructivo de llenado del inventario general.
B. Respecto a los instrumentos que obren como anexos a cualquier acta entrega - recepción, deberán contar con la descripción precisa de la ubicación de cada expediente universitario atendiendo las indicaciones del punto 17 del Instructivo de llenado del inventario general.
C. Para la entrega de instrumentos al Área Coordinadora de Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de México cuya finalidad sea la publicación de la información como parte del cumplimiento trimestral de las obligaciones de transparencia relacionadas con los archivos, deberán seguir lo siguiente:
a. Al describir la ubicación de los expedientes en soporte físico que obran en archivo de trámite, debe anotarse el nombre del área productora donde se resguardan, seguido del tipo de mueble universitario. Ejemplo: Si estamos describiendo la ubicación de un expediente resguardado en un archivero del archivo de trámite del Departamento de Personal, debe indicarse únicamente “DEPARTAMENTO DE PERSONAL, ARCHIVERO”.
Al describir la ubicación de los expedientes en soporte electrónico que obran en archivo de trámite, debe anotarse el nombre del área productora del archivo de trámite, seguido del tipo de espacio donde se resguarda. Ejemplo: Si estamos describiendo la ubicación de un expediente resguardado en un servidor utilizado por el archivo de trámite del Departamento de Personal, debe indicarse únicamente “DEPARTAMENTO DE PERSONAL, SERVIDOR”.
b. Al describir la ubicación de los expedientes físicos que obren en el archivo de concentración debe referirse el nombre del archivo de concentración y el tipo de mueble universitario. Ejemplo: Si estamos describiendo la ubicación de un expediente resguardado en un archivero del archivo de concentración de la Facultad de Filosofía y Letras, debe indicarse únicamente “ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, ARCHIVERO”.
Al describir la ubicación de los expedientes en soporte electrónico que obran en archivo de concentración, debe anotarse el nombre del archivo de concentración, seguido del tipo de espacio donde se resguarda. Ejemplo: Si estamos describiendo la ubicación de un expediente resguardado en un servidor utilizado por el archivo de concentración de la Facultad de Filosofía y Letras, debe indicarse únicamente “ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, SERVIDOR”.
c. Al describir la ubicación de los expedientes físicos que obren en el archivo histórico debe referirse el nombre del archivo histórico y el tipo de mueble universitario. Ejemplo: Si estamos describiendo la ubicación de un expediente resguardado en un archivero del archivo histórico de la Facultad de Filosofía y Letras, debe indicarse únicamente “ARCHIVO HISTÓRICO, ARCHIVERO”.
Al describir la ubicación de los expedientes en soporte electrónico que obran en archivo histórico, debe anotarse el nombre del archivo histórico, seguido del tipo de espacio donde se resguarda. Ejemplo: Si estamos describiendo la ubicación de un expediente resguardado en un servidor utilizado por el archivo histórico de la Facultad de Filosofía y Letras, debe indicarse únicamente “ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, SERVIDOR”
