Page 25 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

7 Año de apertura del expediente. Refiere
al año en el que se comenzó a tramitar el
asunto que se documenta en el expediente.
8 Número de identificación del expediente:
Es el número consecutivo de cada
expediente que constituyen una serie
documental. La numeración se reinicia
anualmente. Únicamente se utilizan
números arábigos, sin anteponer ceros al
mismo o emplear otros símbolos. Las
excepciones a la regla son las siguientes:
a. Para los expedientes de alumnos o
estudiantes, como consecutivo se debe
emplear el número de cuenta o número de
expediente según corresponda.
b. Para los expedientes de personal, como
consecutivo se emplea el número de
trabajador otorgado por la Dirección
General de Personal.
c. Para los expedientes de solicitudes de
acceso a la información, se emplea el
número de folio de la solicitud.
d. Para los expedientes de los concursos de
oposición, como consecutivo se emplea el
número de registro de la plaza.
e. Para los expedientes de control de
parque vehicular, como consecutivo se
emplea el Registro Patrimonial otorgado por
la Dirección General del Patrimonio
Universitario.
Los signos del código de clasificación
archivística tienen las siguientes funciones: seguimiento del asunto o pueda
1. (:) Unir el fondo con la sección.
2. (.) Separar la sección de la serie
3. (.) Separa la serie de la subserie.
4. (/) Separa la primera de la segunda parte
estructural del código de clasificación
archivística.
5. (-) Relaciona el código del área 21
universitaria con la clave del área
productora.
6. (.) Separa la clave de área productora por
nivel jerárquico, según corresponda en el
organigrama.
7. (“ ”) Resalta el año en que inició a
tramitarse el asunto documentado en el
expediente.
8. (/) Separa la segunda parte estructural
del número de identificación del expediente.
4.3 Ordenación
Una vez clasificados los expedientes, su
ordenación se refiere, en primer lugar, a su
agrupamiento en las secciones, series o
subseries a las que pertenecen. Los
expedientes son agrupados respecto de una
misma actividad, trámite o asunto. Por ello,
es importante respetar la secuencia natural
y cronológica de los grupos documentales
con el propósito de unir y relacionar las
unidades documentales de una serie; y, en
segundo lugar, a la integración de los
documentos de archivo en un expediente,
manteniendo el orden original en que
fueron generados, es decir, colocar al
principio del expediente el primer
documento que inicia el asunto o trámite,
detrás los documentos relacionados con el
primer documento y, por último, el que
concluye el asunto o trámite. Lo anterior es
imprescindible para que el expediente tenga
un orden coherente que facilite el
reconstruirse el asunto que se documenta,
si fuera el caso.
La ordenación no sólo se refiere a la
instalación o colocación de los expedientes
en el espacio destinado para el archivo,
también es la disposición coherente de los
documentos, que son testimonio de la
gestión universitaria; es decir, el origen de
los trámites, la dinámica administrativa, ya
que quedan registradas las actividades
realizadas en la Universidad, y el tiempo en
que fueron ejecutadas. Además, una
adecuada ordenación facilita el acceso a la
información, pues ayuda a identificar
ágilmente la ubicación de documentos y
expedientes.