Page 12 - MANUAL CURSO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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obstante, vale la pena señalar que, para la para su posible inclusión en los 8
organización de la documentación Instrumentos de Control y Consulta
institucional, se deben cumplir con diversos Archivística.
requisitos, para empezar, el Área
Coordinadora de Archivos de la Universidad IV. Contribuirá con la persona titular del
Nacional Autónoma de México asignará una área universitaria en la integridad y debida
clave a cada área productora conforme a la conservación de los expedientes que
estructura orgánica del área universitaria y contengan información clasificada como
también, por cada área universitaria se reservada o confidencial, con estricto apego
debe designar a un Responsable de a la normativa aplicable.
Archivos, para ello, la persona titular de
cada área universitaria notificará al Área V. Promoverá la adecuada organización,
Coordinadora de Archivos de la Universidad administración y conservación de
Nacional Autónoma de México la documentos de archivo electrónicos en el
designación de la persona Responsable de área universitaria.
Archivos, mediante oficio, al día hábil
siguiente de la instrucción. VI. Supervisará la elaboración de los
inventarios documentales y la Guía de
El oficio que notifique la designación debe Archivo Documental.
contener lo siguiente:
VII. Informará al Área Coordinadora de
I. Nombre completo de la persona Archivos de la Universidad Nacional
designada, iniciando por los apellidos. Autónoma de México sobre los riesgos que
afecten a la documentación resguardada en
II. Cargo o puesto que ostenta. los archivos en posesión del área
universitaria.
III. Dirección de correo electrónico
institucional. VIII. Coordinará el procedimiento de
valoración documental en colaboración con
IV. Teléfono institucional a donde se le las instancias establecidas en las
pueda localizar. disposiciones normativas.
Cabe señalar que, la persona que funja IX. Coadyuvará en la gestión del Dictamen
como Responsable de Archivos para que determine la disposición documental
coadyuvar en la operación del Sistema ante el Grupo Interdisciplinario de Archivos
Institucional de Archivos de la Universidad Universitarios.
Nacional Autónoma de México, realizará las
actividades siguientes: X. Colaborará en la publicación del
Dictamen que autorice la baja documental,
I. Coordinará el cumplimiento de las a más tardar 15 días después de que el
acciones que se deriven de las disposiciones Grupo Interdisciplinario de Archivos
normativas en materia de gestión Universitarios dio por concluido el
documental y organización de los archivos. procedimiento de determinación de destino
final.
II. Participará con el Área Coordinadora de
Archivos de la Universidad Nacional 2.3 Marco jurídico en materia de
Autónoma de México en la actualización de archivos
los Instrumentos de Control y Consulta
Archivística de la Universidad Nacional Para abordar esta Unidad, se considera
Autónoma de México. importante mencionar que, el derecho de
acceso a la información y protección de
III. Informará oficialmente de algún grupo datos personales está estrechamente
documental que no esté incluido en el vinculado con la gestión documental y la
Cuadro General de Clasificación administración de los archivos de cualquier
Archivística, fundado y motivado su dicho, sujeto obligado, por lo que, a nivel nacional
